PETICIÓN DE PROPUESTA TÉCNICA Y ECONÓMICA PARA PRESTACIÓN DE SERVICIO DE SECRETARÍA TÉCNICA, GESTIÓN GENERAL Y ECONÓMICA DEL IV CONGRESO IBEROAMERICANO DE INGENIERÍA NAVAL,

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Asunto: GESTIÓN GENERAL Y ECONÓMICA DEL IV CONGRESO IBEROAMERICANO DE INGENIERÍA NAVAL

I.          ANTECEDENTES

EL 29 de septiembre de 2022, en La Habana (Cuba), la asamblea del IPIN AMERICAS “Instituto Panamericano de Ingeniería Naval” acordó celebrar el IV congreso Iberoamericano de Ingeniería Naval en España. Se propuso la organización del Congreso por la “Cátedra Ghenova- Universidad de La Coruña” en calidad de aliado Estratégico del IPIN AMERICAS y su celebración los días 3, 4 y 5 de octubre 2023 en Sevilla y 6 y 7 en La Coruña.

En la reunión de la Comisión de seguimiento de la cátedra GHENOVA desarrollada el día 15 de noviembre a las 09.30 h. en la sala de juntas de la EPEF- Ferrol, la Cátedra Ghenova– Universidad de La Coruña delegó la gestión general y económica del congreso a Ghenova Ingeniería S.L., habilitándola a su vez para contratar los servicios necesarios para ello.

Se espera una afluencia de 300 congresistas de diferentes países de Europa y de América que participarán en las diferentes jornadas de debate y presentación técnica de artículos, así como en los paneles de reflexión de la industria naval y marítima.

II.          PETICIÓN DE PROPUESTA TÉCNICA Y ECONÓMICA

Objeto: PRESTACIÓN DE SERVICIO DE SECRETARÍA TÉCNICA, GESTIÓN GENERAL Y ECONÓMICA DEL IV CONGRESO IBEROAMERICANO DE INGENIERÍA NAVAL.

Documentación a presentar:

    • Alcance de los servicios a prestar de acuerdo con los servicios solicitados en el apartado III.

    • Solvencia técnica:

      • Listado de referencias de servicios similares

      • Curriculum del responsable del equipo que prestará los servicios.

    • Oferta económica. Deberá ser por la totalidad de los servicios desglosándolo por partidas de acuerdo con los servicios del apartado III. Determinadas partidas se podrán reflejar por congresista si bien deberán de contemplar un máximo total y si se considera necesario un mínimo.

Plazo:

    • Hasta el 24 de marzo a las 12:00 horas.

Presentación y consultas:

Criterios de valoración:

Aquellos oferentes que ofrezcan de manera integral los servicios del apartado III serán valorados de acuerdo con los siguientes criterios:

    • Criterios automática y objetiva – Importe Económico (0 a 70 puntos)

La oferta más económica se valorará con 70 puntos. En caso de baja anormal según los criterios de la administración y si la valoración técnica es superior a la media se solicitará información adicional al oferente pudiendo ser descartado.

    • Criterios   técnicos   –   Alcance   de   servicios, solvencia, experiencia y propuesta/mejoras (0 a 30 puntos)

III.          SERVICIOS

Ghenova, por encomienda de la Universidad de la Coruña, desea contratar los servicios que se indican a continuación a efecto indicativo, pero no limitativo

Gestión general.

  • Creación y gestión de inscripciones
  • Configuración y puesta en marcha del software de inscripción
  • Atención personalizada a cada uno de los participantes, tanto telefónica como vía email. Servicio técnico
  • Realización de listados finales
  • Control de acreditaciones y atención al cliente in situ
  • Gestión viajes, traslados y alojamiento. 

Gestión de vuelos, traslados y alojamiento de ponentes

  • Gestión de vuelos o viajes de asistentes y alojamiento de asistentes.

  • Responsables de mensajes informativos a cada uno de los asistentes

  • Gestión de retrasos, cancelaciones y traslados a la llegada y salida.

  • Gestión de reservas, control de pagos, modificaciones, cancelaciones, políticas y contratos.

  • Reserva de hoteles para organización, ponentes y asistentes.

  • Atención 24 hrs.

Gestión de ponentes.

    • Comunicación, apoyo y coordinación con el programa y medios necesarios para la presentación.
    • Recopilación de     presentaciones     y coordinación    con   medios
    • Control de ponencias
    • Solución de dudas de traslados y actividades durante el congreso
    • Atención telefónica y por email.

Gestión económica.

  • Gestión pasarela de pago y control de ingresos de inscripciones.
  • Gestión pasarela de pago y control de ingresos de patrocinadores.
  • Gestión de proveedores y gestión de pagos de todos los servicios requeridos conforme a instrucciones del Comité organizador, incluyendo, al menos: espacios, restauración, eventos, servicio de azafatas, vigilancia, equipo médico, traslados, etc.
  • Gestión y contratación de azafatas, y personal de apoyo si lo requiere el comité organizador.
  • Contratación de proveedores: traducción, interpretación, fotografía, presentadores, espectáculos si lo requiere el comité organizador.
  • Control de pagos y transferencias a proveedores.
  • Gestión y control de pagos, modificaciones, cancelaciones, políticas y contratos.
  • Control de cuotas para múltiples perfiles de inscripción, asistencia o patrocinio.
  • Control de los patrocinios confirmados
  • Auditoría de los gastos del congreso.

Software de gestión de inscripciones y gestión económica.

  • Suministro de licencia de Software para gestionar las inscripciones, ingresos y gastos del congreso.
  • Licencia e integración de módulo de certificación de asistentes.
  • Configuración y setup del software.
  • Integración con pasarela de pagos

Cierre del congreso.

  • Cierre de inscripciones
  • Estadísticas finales
  • Envío de certificados
  • Envío de agradecimientos en nombre del comité organizador.
  • Envío de resúmenes, videos o material de post-producción del congreso.
  • Presentación de auditoría final con balance presu
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